Cómo digitalizar el área de mantenimiento en 5 pasos

En la industria hotelera, las operaciones de mantenimiento digitalizadas han sido un pilar crucial para garantizar una gestión eficiente y efectiva de los activos. La adopción de software de mantenimiento hotelero y la gestión de mantenimiento asistida por tecnología han llevado a una innovación notable en este ámbito. La transformación digital en hoteles no solo ha mejorado la eficiencia operativa, sino que también ha permitido la implementación de mantenimiento predictivo y la automatización de operaciones.

La digitalización y la automatización en el sector hotelero están en auge, con un notable crecimiento en la adopción de tecnologías avanzadas. Un ejemplo claro es el uso cada vez más común de sistemas de gestión hotelera que integran tecnologías digitales. Esta tendencia muestra una inversión creciente en digitalización, abarcando tanto las operaciones como el mantenimiento en el sector hotelero. Según un informe de Hospitality Technology, la inversión en tecnología hotelera ha crecido a una tasa anual compuesta del 8-10% en los últimos cinco años. Este aumento incluye la adopción de tecnologías para digitalizar el área de mantenimiento, destacando un incremento en la automatización. Además, el mercado global de software de gestión de mantenimiento (CMMS) en el sector hotelero ha crecido a una tasa anual del 12% entre 2018 y 2023, lo que refleja una adopción cada vez mayor de estas tecnologías para mejorar la eficiencia operativa y reducir costes.

La transformación digital ha llegado al sector hotelero, y el área de mantenimiento no se queda atrás. Digitalizar los procesos de mantenimiento en tu hotel puede traer múltiples beneficios, como acelerar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costes. A veces puede parecer que se trata de un proceso complejo y no sabemos por dónde empezar, por ello te ofrecemos una guía paso a paso que te ayudará a emprender el proyecto para digitalizar la gestión del mantenimiento de tu establecimiento hotelero.

1. Evaluar las necesidades actuales y los objetivos

El primer paso para implementar la digitalización en mantenimiento hotelero es evaluar el estado actual de las operaciones y gestión del mantenimiento en tu hotel. Realiza entrevistas con el personal, observa los procesos de trabajo y revisa la documentación existente. Esto proporcionará información valiosa sobre las áreas que pueden mejorarse.

Una vez evaluado el estado actual es el momento de desarrollar una visión de futuro en colaboración con el personal del hotel y los project manager, es importante no saltarse esta parte ya que, así como recoge un estudio del Boston Consulting Group, solo el 30% de los proyectos de digitalización tienen éxito, siendo la resistencia al cambio del personal la principal razón para fallar. Por lo tanto, es crucial crear una visión realista que pueda aplicarse con éxito.

2. Planificación estratégica

Con la visión clara, el siguiente paso es crear un plan de acción detallado que guíe la implementación de la digitalización. Este plan debe incluir hitos específicos, plazos y asignación de responsabilidades. Algunos elementos clave a considerar en este plan de acción son:

• Selección e implementación de un software de gestión de mantenimiento (GMAO / CMMS) adecuado para el hotel: estas aplicaciones de software ayudan a gestionar todos los aspectos de las operaciones de mantenimiento, desde la gestión de las órdenes de trabajo hasta la programación de mantenimientos preventivos.

• Digitalización de los registros y datos de mantenimiento existentes. 

• Capacitación y formación del personal en el uso de las nuevas herramientas digitales.

• Integración de tecnologías avanzadas como pueden ser sensores, analítica de datos y mantenimiento predictivo.

• Evaluar sistemas de gestión de mantenimiento integrables con otras herramientas específicas para contribuir en simplificar flujos de trabajo y maximizar el uso de datos en una toma de decisiones más informada. 

Es fundamental que este plan de acción sea realista y esté alineado con la visión establecida.

3. Implementación del plan de acción 

Con el plan de acción definido, llega el momento de poner en práctica la digitalización de las operaciones de mantenimiento. Esta etapa implica la introducción de cambios en los procesos de trabajo, la implementación de nuevas políticas y procedimientos, y el despliegue de las tecnologías seleccionadas.

Durante este proceso, es crucial mantener a todo el personal informado y comprometido con los cambios. La formación y capacitación de los empleados en el uso de las nuevas herramientas digitales será fundamental para garantizar una transición fluida y una adopción exitosa, por ello es recomendable elegir herramientas que te permitan poder ofrecer una formación contínua a tus empleados y un servicio de acompañamiento, para involucrarse y facilitarles la adopción de los nuevos procesos. 

Recuerda que el éxito de tus esfuerzos de digitalización dependerá de la capacidad de los empleados para utilizar el nuevo sistema con eficacia.

4. Análisis de datos y toma de decisiones informadas

Al haber implementado el plan específico será crucial aprovechar los datos generados por tus sistemas digitales para obtener insights valiosos sobre el estado de nuestros activos, además de proporcionarnos información para prevenir problemáticas. Utiliza esta información para tomar decisiones estratégicas, mejorar tus instalaciones y optimizar tus operaciones.

5. Evaluación y mejora continua

El último paso en el proceso de digitalización de las operaciones de mantenimiento en hoteles es el monitoreo, la evaluación y el ajuste continuo del plan de implementación.

Una vez que se haya puesto en marcha la digitalización, es fundamental mantener un seguimiento constante del progreso y la eficacia de las medidas adoptadas. Esto permitirá identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios para garantizar el éxito a largo plazo.

Algunas actividades clave en esta etapa incluyen:

- Recopilación y análisis de métricas clave, como tiempos de respuesta, eficiencia de los trabajos de mantenimiento, disponibilidad de los activos, etc.

- Identificación de desviaciones o problemas en la implementación y abordarlos de manera oportuna.

- Mantener una comunicación abierta y contínua con el personal para recibir retroalimentación y sugerencias de mejora.

- Realizar revisiones programadas para evaluar el cumplimiento de los hitos y objetivos establecidos en el plan de acción.

- Analizar el impacto de la digitalización en la eficiencia operativa, la gestión de activos y la satisfacción de los huéspedes.

- Identificar oportunidades de mejora y áreas que requieran ajustes o optimización.

- Actualizar el plan de acción y la visión de digitalización según sea necesario, para adaptarse a los cambios en el entorno y las necesidades del hotel.

- Fomentar una cultura de mejora continua y aprendizaje, involucrando al personal en el proceso de optimización.

Al mantener este enfoque, podrás asegurar que la digitalización de las operaciones de mantenimiento en tu hotel sea un éxito sostenible a largo plazo. 

El nuevo paradigma del mantenimiento hotelero

A medida que avanzamos hacia el futuro, resulta evidente que las tecnologías digitales seguirán cambiando la manera en que administramos nuestros activos y operaciones. La mayoría de las industrias, incluido el sector hotelero, están evolucionando hacia los edificios u hoteles inteligentes, para mantener su competitividad y proporcionar una mejor experiencia a los huéspedes. 

La transformación digital en la industria hotelera está impulsando la digitalización de las operaciones, el mantenimiento y la gestión de activos. Al adoptar estas prácticas digitales, los hoteles pueden optimizar sus procesos, aumentar la eficiencia y lograr un ahorro significativo en costes.

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