Como otimizar a gestão operacional do seu estabelecimento. Guia completo

No setor hoteleiro, manter-se atualizado não é apenas uma aspiração, é uma necessidade. A constante evolução do turismo, o crescimento das plataformas digitais e as expectativas cada vez maiores dos hóspedes tornaram a eficiência operacional um fator determinante. Mas, como podemos otimizar as operações diárias e, ao mesmo tempo, melhorar a experiência do cliente? A resposta está na tecnologia e, mais especificamente, no uso de um software de gestão operacional.

A importância da eficiência nos hotéis

Quando falamos de eficiência na gestão hoteleira, não se trata apenas de fazer as coisas de forma mais rápida, mas sim de fazê-las de maneira mais eficaz e com menos esforço, otimizando recursos e garantindo uma melhor qualidade em cada processo. A eficiência operacional impacta diretamente em dois aspectos fundamentais: a satisfação do cliente e a rentabilidade do hotel. Um hotel que funciona de maneira fluida e sem interrupções oferece uma melhor experiência aos seus hóspedes, o que se traduz em maior fidelização e melhores avaliações.

Além disso, otimizar os recursos do hotel permite reduzir custos sem comprometer a qualidade. Um hotel que gere eficientemente os seus recursos e operações pode garantir que todos os processos, desde o check-in até à limpeza, funcionem sem contratempos. Isto traduz-se num aumento da rentabilidade ao otimizar o uso dos recursos e reduzir despesas desnecessárias.

Num mercado hoteleiro cada vez mais competitivo, a eficiência é sinónimo de sucesso. A tecnologia transformou a forma como gerimos os hotéis, permitindo otimizar processos como a manutenção e o housekeeping. De facto, estima-se que 65% dos hotéis a nível mundial tenha registado um aumento na sua eficiência operacional graças a softwares especializados. Ao automatizar tarefas e centralizar a informação, as equipas podem dedicar mais tempo ao que realmente importa: criar experiências memoráveis para os hóspedes.

Desafios na otimização no setor hoteleiro

Gerir as operações diárias de um hotel não é tarefa fácil. Um dos maiores desafios é o correto planeamento e execução da manutenção preventiva e corretiva das instalações. Desde os quartos até às piscinas e áreas comuns, cada canto do hotel necessita de ser gerido com precisão para garantir o seu bom funcionamento.

Segundo um relatório da EISI SOFT, num contexto de digitalização de 625 estabelecimentos hoteleiros em Espanha durante o primeiro trimestre de 2024, foi observado que 55% dos esforços de digitalização foram direcionados para otimizar processos operacionais críticos, como a manutenção e o housekeeping. Isto reflete uma clara tendência para a melhoria da eficiência e a redução de erros em áreas chave do serviço hoteleiro, permitindo aos estabelecimentos não só cumprir com altos padrões de qualidade, mas também adaptar-se a um ambiente competitivo cada vez mais exigente.

Uma falha inesperada nos sistemas, como uma avaria num elevador ou um problema com a climatização, pode gerar não só frustração nos hóspedes, mas também custos adicionais devido à interrupção do serviço. Sem um sistema de gestão adequado, os tempos de inatividade e as reparações de emergência tornam-se uma ameaça constante.

A isto junta-se o desafio de cumprir com as normativas locais e garantir altos padrões de segurança e higiene. No caso de áreas como a prevenção da Legionella, a manutenção de piscinas ou o cumprimento de normativas de HACCP (Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controlo), a falta de controlo pode resultar em sanções e, o que é pior, em riscos para a saúde dos hóspedes.

Tecnologia a aplicar: Software para a otimização operacional em hotéis

O investimento em tecnologia tornou-se uma prioridade para os hoteleiros. Um estudo do Instituto Tecnológico Hoteleiro (ITH) revela que os estabelecimentos estão a destinar uma percentagem cada vez maior do seu orçamento a soluções tecnológicas. Isto deve-se à crescente consciência de que a tecnologia é um fator chave para melhorar a eficiência operacional e a satisfação do cliente. Um software de gestão operacional, como o EISI HOTEL, pode ser o aliado perfeito para automatizar e otimizar estes processos críticos.

Este tipo de ferramentas permite uma gestão integral de todo o hotel, centralizando tarefas como a manutenção, o housekeeping e o controlo higiénico-sanitário. A capacidade de criar ordens de trabalho, automatizar tarefas e ter um controlo exaustivo de todas as operações numa só plataforma é fundamental para reduzir erros e melhorar a coordenação entre departamentos. Além de centralizar a informação e melhorar a comunicação, um software de gestão operacional pode reduzir significativamente a carga de trabalho do pessoal. Estudos demonstram que é possível reduzir até 55% as tarefas manuais, o que se traduz num aumento da produtividade e numa melhoria na qualidade do serviço.

Além disso, ao ser acessível a partir de dispositivos móveis, o software facilita o trabalho em tempo real, permitindo que as equipas gerem as tarefas mesmo sem ligação à internet. Isto não só melhora a flexibilidade operacional, mas também acelera a resposta a possíveis problemas, minimizando tempos de resolução e garantindo uma melhor experiência para o hóspede.

Um dos grandes benefícios de utilizar um software como o EISI HOTEL é a digitalização completa das tarefas diárias. As atividades que antes requeriam um esforço manual, como a gestão de registos em papel ou a atribuição de tarefas através de folhas de cálculo, agora podem ser realizadas de forma automática e com maior precisão. Isto não só reduz os erros de transcrição e a dependência do papel, mas também proporciona uma visão clara e atualizada do estado das operações a todo o momento.

Com toda a informação centralizada numa única plataforma, os gestores podem aceder a dados em tempo real, detetar os pain points e tomar decisões informadas para otimizar os recursos do hotel. Estão os quartos limpos a tempo? Foi realizada a manutenção das piscinas? Estão a ser seguidos corretamente os protocolos HACCP? Tudo isto pode ser monitorizado e gerido a partir de uma única ferramenta.

A chave para o sucesso: uma gestão hoteleira otimizada

A adoção de um software de gestão operacional não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma ferramenta essencial para otimizar a operação diária do hotel. Desde a gestão da manutenção preventiva até à melhoria da comunicação interna e à digitalização das operações, este tipo de tecnologia permite aos hotéis operar de maneira mais eficiente, rentável e com um enfoque constante na satisfação do cliente.

Se alguma vez sentiu a frustração de gerir múltiplas plataformas ou se preocupa por não estar a par da manutenção do seu hotel, é hora de considerar uma solução tecnológica que possa transformar a sua maneira de trabalhar. A otimização dos processos não só fará com que o hotel funcione melhor, mas também permitirá que se concentre no que realmente importa: oferecer uma experiência memorável a cada um dos seus hóspedes.

Se deseja saber mais sobre as possibilidades que o nosso software oferece, consulte o nosso site e não hesite em contactar a nossa equipa comercial. Vamos enfrentar o seu próximo desafio juntos! 

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